Gebruiksvoorwaarden
1. Partijen en toepassingsbereik
Dit zijn de algemene voorwaarden ('Voorwaarden') die van toepassing zijn op de relatie tussen u, onze klant (waarnaar in de onderhavige Voorwaarden wordt verwezen als 'u' ) en CIBTvisas Belgium bvba, ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0881.481.560 (Register van Rechtspersonen van Brusssel) aan de Boulevard Brand Whitlock 87, 1200 Brussel, België ('CIBTvisas') voor de dienstverlening door CIBTvisas. Als u een consument bent in de betekenis van het plaatselijke recht, bijv. het consumentencontractenrecht ('Consument') dan heeft u wellicht nadere rechten en die zullen in dit document worden vastgelegd. Als u geen Consument bent, bevestigt u dat u bevoegd bent om een onderneming te binden namens welke u probeert diensten af te nemen. In de onderhavige Voorwaarden staan bepaalde termen die nader zijn omschreven op de betreffende website van CIBTvisas voor uw land ('Website') te vinden op cibtvisas.be, met inbegrip van het privacybeleid de Privacybeleid van CIBTvisas dat in samenhang exclusief is met betrekking tot de dienstverlening van CIBTvisas. Andere algemene voorwaarden zijn niet van toepassing en vormen geen onderdeel van het contract tussen ons, zelfs als wij ze niet uitdrukkelijk verwerpen. De Voorwaarden kunnen zonder voorafgaande kennisneming worden gewijzigd, behalve dat de Voorwaarden die van kracht zijn op het moment dat u een order plaatst of wijzigt van toepassing zal zijn op de betreffende order. Ter voorkoming van enige twijfel, is het louter bekijken van de Website (in tegenstelling tot het bestellen van diensten) onderworpen aan de 'Voorwaarden gebruik website' Voorwaarden gebruik website en niet de onderhavige Voorwaarden.
De primaire door CIBTvisas verleende diensten zijn erop gericht om u te helpen bij het verkrijgen van reisvisa en andere reisdocumenten. Wij omschrijven documenten en formulieren die u over het algemeen moet overleggen om deze doelstellingen te bereiken en dan dienen wij deze naar behoren door u ingevulde documenten en formulieren in bij de autoriteiten of bevoegde instanties. Ter voorkoming van enige twijfel is het zo dat als wij aan u diensten verlenen, u onze klant bent en de onderhavige Voorwaarden van toepassing zijn. Als wij u doorverwijzen naar een andere dienstverlener, is het uw verantwoordelijkheid om opnieuw eventuele verleende diensten te bekijken en dan zullen de algemene voorwaarden van die dienstverlener op hun diensten van toepassing zijn. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor diensten van derden en de onderhavige Voorwaarden zullen niet op die diensten van toepassing zijn.
Ons bestelproces stelt u in staat om eventuele fouten te controleren en te wijzigen voordat u uw order bij ons plaatst. Nadat u een order heeft geplaatst, ontvangt u een e-mail van ons waarin wij bevestigen dat wij uw order hebben ontvangen. Als uw order juist blijkt te zijn, zullen wij u berichten dat wij uw order hebben aanvaard en dat wij met de uitvoering ervan zijn begonnen. Deze bevestigingse-mail wordt aangeduid met 'Uw order is ontvangen'. Het contract tussen ons komt pas tot stand als wij u deze bevestigingse-mail hebben gestuurd.
De onderhavige Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en elke overeenkomst tussen u en CIBTvisas en op het verlenen van welke aan u door of namens CIBTvisas verleende diensten ook, met betrekking tot, maar niet beperkt tot, het verwerken van visa, paspoorten en/of documenten voor of namens u. Sommige voorwaarden kunnen verwijzen naar een afgevende instantie of instellingen, zoals een ambassade, consulaat of ander bureau, die de door u gewenste documenten afgeven of leveren.
Indien CIBTvisas u voorziet van een vertaling in de Engelse taal van de onderhavige Voorwaarden, stemt u ermee in dat de vertaling alleen voor uw gemak is verschaft en dat de versies van de onderhavige Voorwaarden in de Engelse taal van toepassing zijn op uw relatie met CIBTvisas. Als er eventuele tegenstrijdigheid bestaat tussen de Engelse verzie van de onderhavige Voorwaarden en de vertaling ervan, zal de verzie in de Engelse taal prevaleren.
Als u een Consument bent heeft u wellicht in België het recht om op grond van het consumentencontractenrecht over het algemeen een order of contract tijdens een afkoelingsperiode van 14 werkdagen te annuleren. Dit betekent dat als een Consument tijdens de relevante periode van gedachten verandert of om andere redenen besluit dat hij of zij niet met een order wil doorgaan, hij of zij de leverancier van die beslissing om de order te annuleren op de hoogte kan stellen en terugbetaling kan ontvangen. Daartoe kan een Consument gebruikmaken van elke schriftelijke kennisgeving van annulering aan CIBTvisas. Vanwege de spoedeisende aard van de bij CIBTvisas geplaatste orders en om een veiligheidsmarge te behouden om potentieel grote gevolgen ingeval van vertraging te voorkomen, start CIBTvisas echter pas met het verlenen van de diensten na betalingsakkoord en/of ontvangst van de volledige documentatie, welk moment vóór afloop van de wettelijke afkoelingsperiode kan liggen. De Consument geeft hiertoe uitdrukkelijk toestemming en aanvaardt dit. Om die reden is het mogelijk dat de Consument niet het voordeel heeft van de volledige afkoelingsperiode voor de bij CIBTvisas geplaatste orders en kan de Consument aansprakelijk zijn voor een deel of alle kosten van de door CIBTvisas verstrekte dienstverlening alvorens laatstgenoemde het annuleringsbericht van de Consument ontvangt. Bovendien zijn visa zaken die op grond van de eigen specificaties van de Consument worden voorbereid en als zodanig zijn eventueel de afkoelingsperiode en het annuleringsrecht niet van toepassing.
2. Procedure
CIBTvisas streeft ernaar om u te voorzien van juiste informatie en ervoor te zorgen dat u het visum tijdig voor uw reis voor de gewenste datum ontvangt. Desalniettemin moet u eraan denken dat alle vereisten ter verkrijging van het visum (documentatie, kosten, tijdsbestekken, etc.) zijn berekend op basis van algemene criteria en dat zij kunnen variëren afhankelijk van door u verschafte informatie zoals uw huidige of voormalige nationaliteit, verblijfsplaats, geslacht, leeftijd, beroep, recente reizen, geloof etc. Ook moet u eraan denken dat de uitgevende instantie zonder kennisgeving algemene vereisten voor bepaalde landen kan veranderen of aanvullende specifieke informatie van u kan verlangen. CIBTvisas zal proberen om u zo spoedig mogelijk van dergelijke veranderingen op de hoogte te stellen.
3. Indiening van documentatie
U kunt de lijst met vereisten op onze website bekijken waaraan moet worden voldaan om uw visumaanvraag in behandeling te kunnen nemen. Om ervoor te zorgen dat u weet waar uw documenten te allen tijde zijn, ontvangt u een e-mail met bevestiging dat wij uw documenten hebben ontvangen zodra zij op ons kantoor zijn binnengekomen.
CIBTvisas zal alleen het visum of de visa in behandeling nemen dat/die is/zijn aangegeven in de aanvraag; zij aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor andere visa die voor uw reis nodig zijn, die niet zijn aangevraagd of die van toepassing zijn op stopovers tijdens uw reis.
Door indiening van een of meer visumaanvragen bij CIBTvisas, aanvaardt u de onderhavige Voorwaarden. Zodra uw visumaanvraag of aanvragen bij CIBTvisas is/zijn ingediend, zal CIBTvisas een e-mail sturen aan het door u opgegeven e-mailadres met de specifieke voorwaarden voor de visumaanvraag (soort visum, bestemming, tijdsbestek, etc.). Bij ontvangst van uw documentatie zullen uw aanvragen worden gevalideerd en zal CIBTvisas de procedures starten voor de aanvraag van visum of visa.. Indien aangeboden, zullen telefonische orders worden aanvaard op de dag van orderplaatsing en orders via e-mail zullen worden aanvaard: (a) als een e-mailadres is opgegeven, wanneer wij u een e-mail sturen met een bevestiging 'Orderbevestiging ontvangen'; of anderszins (b) op de eerste werkdag na ontvangst van de ingevulde formulieren. CIBTvisas behoudt zich het recht voor om volstrekt naar eigen goeddunken zonder opgave van redenen te allen tijde te weigeren om een visumaanvraag in behandeling te nemen.
4. Verkrijging van het visum
Wanneer CIBTvisas uw paspoort en documenten aan u retourneert, is het belangrijk dat u controleert dat alle visa die u voor uw reis nodig heeft zijn verkregen, dat visa voor elk land dat u voornemens bent om te bezoeken geldig zijn voor de aankomstdata en vertrekdata van het land/gebied van uw bezoek en voor het doel en de aard van uw bezoek (toerisme, zaken, studie, etc.). Als u in uw documentatie enige tegenstrijdigheid vaststelt, dient u CIBTvisas onmiddellijk daarvan via e-mail in kennis te stellen.
De afgifte van een visum is uitsluitend afhankelijk van de uitgevende instantie, en immigratieambtenaren in elk land hebben de uiteindelijke beslissing om binnenkomst in het land of gebied toe te laten, zelfs als aan alle gestelde vereisten zijn voldaan. CIBTvisas garandeert niet dat de uitgevende instantie tijdig en binnen het vastgestelde tijdsbestek een visum zal afgeven; daarom worden de kosten van CIBTvisas geïnd voor de afwikkeling van de procedures die voor deze afgifte nodig zijn. Reistickets of reserveringen die niet terugvorderbaar zijn dient u pas aan te schaffen nadat alle visa zijn verkregen.
5. Bezorging
CIBTvisas zal volledig afgeronde aanvragen via een aangetekende brief sturen, tenzij anders aangegeven. De bezorgingskosten worden bij uw orderbedrag opgeteld. Alle derde bezorgbedrijven zijn onderworpen aan de voorwaarden die door deze individuele bedrijven zijn vastgesteld. CIBTvisas aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies of vertraging veroorzaakt door het gebruik van derde bezorgbedrijven.
6. Additionele diensten
CIBTvisas kan in bepaalde rechtsgebieden aanvullende diensten verlenen bijv. 'Premium Service', 'Digital Photo Service', 'Travel Visa Widget', 'Emergency Service', 'Pick-Up Service', 'Pre check Service', 'Notarisation Services' en 'Invitation Services'. Hiertoe zijn de omschrijving en betreffende voorwaarden voor die additionele diensten beschikbaar op de Website via de service directory en ze vormen onderdeel van die voorwaarden.
7. Kosten
De kosten voor de diensten van CIBTvisas zijn vastgesteld op de website, met inbegrip van (eventuele) indirecte belastingen die van toepassing zijn op de kosten, en overige heffingen en vergoedingen die door een uitgevende instantie of enige koerier of bezorgdienst worden berekend, die allen door u moeten worden betaald.
Zodra CIBTvisas namens u een aanvraag voor een reisdocument bij een uitgevende instantie indient, kunnen de kosten van de dienstverlening door CIBTvisas niet worden teruggevorderd.
Consulaire tarieven en beschikbaarheid van diensten zijn zonder nadere kennisgeving onderhevig aan verandering. Kosten en diensten kunnen veranderen tussen het moment dat de order is geplaatst en wanneer de order is voltooid. CIBTvisas streeft ernaar om waar mogelijk voormelde wijzigingen aan de klant door te geven. CIBTvisas behoudt zich het recht voor om vanwege de tijdsdruk, die door de klant is aangegeven, de meest toepasselijke, beschikbare dienst te selecteren.
Alle door CIBTvisas namens u aan een uitgevende instantie betaalde kosten zijn niet terugvorderbaar. Ingeval een visum- of paspoortaanvraag namens u wordt ingediend en het verzoek wordt om welke reden ook afgewezen, zal CIBTvisas op uw verzoek een extra poging doen om het reisdocument te verkrijgen. Er wordt van u verwacht dat u eventuele extra kosten betaalt die zijn vastgesteld door de uitgevende instantie en als de extra poging is vereist vanwege een door de klant gemaakte vergissing op een visumaanvraag, kan CIBTvisas €15 dienstverleningskosten in rekening brengen.
Voor orders die niet via het online orderproces zijn ingediend, kunnen extra dienstverleningskosten worden berekend indien dit als zodanig op de Website is aangegeven. CIBTvisas behoudt zich het recht voor om paspoorten en documenten onder zich te houden totdat volledige betaling is ontvangen. De dienstverleningskosten van CIBTvisas kunnen variëren afhankelijk van het aantal beschikbare werkdagen om de dienst te kunnen verlenen. Sluitingsdagen en vakanties van het consulaat zijn uitgesloten.
Indien een Australisch elektronisch visum (ETA) OF US ESTA is aangevraagd, wordt bij de aan CIBTvisas betaalde kosten uitsluitend de verwerking van het ETA/ESTA visum inbegrepen en dit omvat niet een eventueel beroep of additionele diensten. De kosten van de ETA/ESTA-aanvraag kunnen niet worden teruggevorderd; dus als uw aanvraag wordt geweigerd, zult u geen terugbetaling ontvangen.
Orders die vóór indiening worden geannuleerd, zullen worden aangemerkt als dienstverleningskosten van CIBTvisas. Zodra de aanvraag bij de toepasselijke overheidsinstelling is ingediend, zullen de volledige kosten van toepassing zijn. Additionele annuleringskosten kunnen van toepassing zijn op een vroegtijdige intrekking van de aanvraag.
8. Waarschuwingen / disclaimers
De uitgevende instantie zal een uiteindelijke beslissing nemen over het soort visum of paspoort, hoe snel het zal worden afgegeven en voor welke duur het zal worden afgegeven. Voordat de aanvraag wordt goedgekeurd kan de uitgevende instantie om aanvullende documentatie vragen. De uitgevende instantie kan een aanvraag voor een visum, paspoort of ander reisdocument om welke reden ook afwijzen en kan voor de afwijzing geen reden aan CIBTvisas opgeven. CIBTvisas geeft geen visa of paspoorten af en kan niet garanderen of verzekeren dat een uitgevende instantie een document zal afgeven en evenmin kan CIBTvisas de tijd garanderen die voor een uitgevende instantie nodig is om een aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Uitgevende instanties kunnen verkiezen om een ander soort reisdocument af te geven dan wat de aanvrager heeft verzocht, hetgeen invloed kan hebben op het doel, de geldigheid of het aantal aankomsten in het land. Als gevolg daarvan moet u pas tickets of boekingen die niet terugbetaalbaar zijn aanschaffen nadat u alle vereiste reisdocumenten voor uw reis heeft verkregen. Behalve de uitgevende instantie behoudt CIBTvisas zich bovendien het recht voor om prioriteiten te stellen aan de verwerking van de aanvraag op basis van de reisdata die u heeft opgegeven. De dienstverleningskosten van CIBTvisas worden vastgesteld voor het nemen van redelijke actie om de afgifte van de vereiste reisdocumenten te bewerkstelligen.
CIBTvisas zal al het mogelijke doen om de aanvragen voor visa, paspoorten en/of documenten op verzoek van de klant te verwerken. CIBTvisas kan evenwel niet verantwoordelijk worden gehouden noch aansprakelijkheid aanvaarden voor de handelingen van een consulaat, ambassade of paspoortkantoor ingeval van uitstel of het niet afgeven van dergelijke aanvraagde documenten om welke reden ook, en evenmin zal CIBTvisas verantwoordelijk zijn voor kosten en/of vertraging ontstaan uit of in verband met: (a) onvolledige aanvraagformulieren of (b) onjuiste of valselijk ingevulde aanvraagformulieren of (c) onjuiste of onvolledig ondersteunende documentatie. Alle door de cliënt gemaakte uitgaven of kosten vanwege deze vertragingen en niet afgegeven documenten zullen niet onder de verantwoordelijkheid van CIBTvisas vallen en evenmin kunnen eventuele kosten in dit verband van haar worden geïnd.
Ingeval een ETA/ESTA wordt doorverwezen, zal CIBTvisas pogingen ondernemen om de reiziger te helpen bij het verkrijgen van de betreffende documenten om de door de cliënt gewenste reisplannen te verwezenlijken, maar in elk geval moeten reisplannen pas worden bevestigd zodra de reiziger de noodzakelijke documenten voor binnenkomst in het betreffende land heeft verkregen.
CIBTvisas verstrekt te goeder trouw visum- en paspoortinformatie onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat voormelde informatie de interpretatie is van alle mogelijke informatie die door de betreffende ambassades, consulaten of paspoortkantoren op alle mogelijke momenten is verschaft en CIBTvisas Visumdienst B.V aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor eventuele fouten en/of omissies in die informatie.
CIBTvisas streeft ernaar, om het visum, paspoort en/of document waar mogelijk te verwerken op basis van de gegeven instructies en ontvangen aanvraagformulieren, hoewel het uitdrukkelijk de verantwoordelijkheid van de klant is om ervoor te zorgen dat de geldigheid van voormeld verkregen visum/paspoort/document overeenkomt met de tijdsperioden waarin de klant voornemens is in het land of in de landen die de klant gaat bezoeken daadwerkelijk aan te komen en die te verlaten, en geldig is voor het aantal aankomsten in dat land alsmede voor het beoogde doel.
Zodra CIBTvisas uw paspoort en documenten retourneert, is het uw verantwoordelijkheid om te controleren dat alle visa die u voor uw reis nodig heeft, zijn verkregen, dat de visa voor elk land dat u voornemens bent te bezoeken geldig zijn voor de data van aankomst en vertrek van uw bezoek, dat uw persoonlijke gegevens juist zijn weergegeven en dat uw paspoort nog minstens zes maanden na de voltooiing van uw reis geldig is. Let erop dat zelfs als een visum wordt afgegeven, een reiziger de toegang tot het land kan worden ontzegd omdat in elk land de plaatselijke immigratieambtenaren de uiteindelijke binnenkomst beslissen. CIBTvisas adviseert alle reizigers om vóór hun vertrek voor een visum te zorgen en om niet te proberen om een visum 'bij aankomst' te regelen.
9. Aansprakelijkheidsbeperking
Indien een paspoort, document of ander stuk verloren raakt, op de verkeerde plaats is terechtgekomen, is beschadigd, vertraagd of vernietigd, zal CIBTvisas alleen aansprakelijk zijn als het haar schuld is en haar aansprakelijkheid zal beperkt zijn tot de basis vervangingswaarde van dat stuk. CIBTvisas is niet verantwoordelijk voor stukken die door een bezorgdienst of een uitgevende instantie op de verkeerde plaats zijn terechtgekomen, zijn beschadigd, vertraagd of vernietigd. Paspoorthoezen en alle documenten zoals originele bankafschriften, onderwijscertificaten en geboorteakten etc. die niet volgens de instructies van CIBTvisas voor indiening zijn verzocht, moeten door de aanvrager worden behouden. CIBTvisas aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor het verlies van of schade aan dergelijke documenten.
CIBTvisas aanvaardt geen aansprakelijkheid voor reizigers die verkiezen om visa bij aankomst te regelen. Voorzover dit rechtens is toegestaan verwerpt of beperkt CIBTvisas directe, indirecte of gevolgschade en alle wettelijke of stilzwijgende voorwaarden en garanties waaronder, zonder enige beperking, gederfde winst of reis- of vakantiekosten of enige schade ontstaan uit informatie die van de Website is verkregen. Behoudens andere bepalingen van dit artikel is onze maximum aansprakelijkheid voor door u opgelopen schade op grond van contract, onrechtmatige daad of anderszins, voor niet-Consumenten beperkt tot het bedrag dat door u aan kosten is betaald; voor Consumenten is dit beperkt tot de verliezen en schade tot maximaal 250 euro waarvoor CIBTvisas rechtstreeks verantwoordelijk is en die volledig kunnen worden toegeschreven aan de onjuiste dienstverlening door CIBTvisas.
Geen enkele bepaling in deze Overeenkomst sluit onze aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor: (a) het overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid; (b) fraude of frauduleuze misleidende voorstelling; of (c) elke andere kwestie waarbij het voor ons onrechtmatig zou zijn om onze aansprakelijkheid uit te sluiten of te proberen uit te sluiten.
10. Claimperiode
Na voltooiing van het werk door CIBTvisas heeft u een maand de tijd vanaf de datum van de levering van het visum (of indien niet geleverd, vanaf de datum van de order) om CIBTvisas op de hoogte te stellen van enige claim met betrekking tot de dienstverlening van CIBTvisas. Zodra deze uiterste termijn is verstreken, zullen eventuele rechten voor herstel of schadevergoeding vervallen.
11. Algemeen
De onderhavige algemene voorwaarden en elk document waarnaar daarin uitdrukkelijk wordt verwezen, omvat de gehele overeenkomst tussen ons en prevaleert boven alle eerdere besprekingen, correspondentie, onderhandelingen, eerdere regelingen, verstandhouding of overeenkomst tussen ons met betrekking tot het onderwerp van enig contract. Als enige bepaling van deze Voorwaarden in strijd is met enig recht, dan dient de bepaling zo worden uitgelegd dat er zoveel mogelijk rechtsgevolg aan wordt gegeven. Indien het niet mogelijk is om enig rechtsgevolg aan die bepaling te geven, dan moet deze worden behandeld als afgescheiden van de overige bepalingen in deze Voorwaarden. Indien CIBTvisas niet in staat is om een verplichting op grond van het contract uit te voeren vanwege een omstandigheid, kwestie of iets dat buiten haar redelijke macht ligt ('overmacht') wordt CIBTvisas vrijgesteld van dergelijke verplichtingen voorzover een dergelijke preventie, beperking of hinder aldus is veroorzaakt. CIBTvisas kan alle of een deel van haar verplichtingen uitbesteden of alle of een deel van haar rechten onder dit contract overdragen. Deze overeenkomst vormt geen recht dat uitvoerbaar is door iemand die geen partij daarbij is, behalve enige wettige rechtsopvolger of verkrijger. Het Belgisch recht is van toepassing op eventuele geschillen die op grond van deze overeenkomst mochten ontstaan en beide partijen komen overeen om zich te onderwerpen aan de exclusieve rechtsmacht van de rechter in Brussel.
